指示に従わない部下が行動するようになる5つの処方箋

マネージャーの皆さんは部下に仕事の指示をしてもなかなか思い通りに動いてくれなくて困ることがありますね。「うちの会社のビジネスを伸ばすのに絶好のチャンスなのに、指示を部下が守ってくれない」とか、「簡単な調査なのに、部下は催促しないとやらない」など、上司としてはストレスが溜まりますよね。結局は自分でやる羽目になり、どんどん忙しくなってしまいます。
「これでいいのかなあ」「もしかしたら自分の指示の仕方が悪いのでは」と上司としての自信喪失にもつながりかねません。
実は私もサラリーマン時代はそうでした。そこでどうやったら部下が指示を聞いてくれ実行してくれるかを色々研究しました。わかってみたら実は簡単なことだったんです。これらは世の中の指示上手な上司が実践されていることです。
今回は部下が指示を聞いてくれない原因と動いてくれるようになる具体的な指示の仕方についてご紹介します。これを知ればあなたは指示上手な上司になりますよ。

どうして部下は指示に従わないか

どうして部下は指示に従わないのでしょうか? 理由はいくつかあります。
1.上司の指示が具体的ではない。
2.上司の指示の重要性が伝わらない。部下にしてみたら上司がなぜ急ぐのか重要かわからない。
3.部下は仕事が一杯。その状況を理解しない上司に信頼感がない。

以下詳しくご説明しますね。

1.上司の指示が具体的ではない。

 (1) 上司側の意識
「言わなくてもわかるだろう。普段仕事を一緒にしているんだから」
「自分も昔上司から詳しいことは自分で考えてやれと言われた。自分でよく考えろ」
「いちいち指示を具体的にしている暇がない」と言うのが上司の考えでしょう。
私もかつてはそうでしたね。部下が分かってくれるだろうと言う甘えもあるし、具体的に指示するやり方は習って来なかったという経緯もあるでしょう。
本来は新任マネージャー研修などでしっかり部下への指示の出し方は学ぶべきでしょうね。
また「指示を細かくすると部下の自主性を損なう。モチベーションが下がる。指示は大まかな方が良いのだ」と思っている方もいます。

(2)部下側の意識
「良く指示がわからないが、詳しく訊くと上司は時間を取られて不愉快になる」
「”こんなこともわからないのか”と言われるのが嫌(上司はすぐ怒る)」
「よくわからないけどやってみよう。出来なかったらほっておこう、何か言って言ってくるだろう」
よくわからない

2.上司が急ぐ理由がわからない

上司が急に思い立って指示をするのでその内容や背景が部下にはわからないのです。上司にとっては思いついた良いアイデアだからすぐ実現したくなったのでしょう。基本的にこのタイプの上司は、部下が今何をしているのか、何が忙しいのかあまり理解していない場合が多いですね。ひどい場合は次から次へ指示をして、部下がてんてこまいし疲弊するケースになります。
(事例)
山田社長は中小企業の社長。一代で築き上げただけあって、馬力があり発想豊かだ。本やネットで仕入れた情報や展示会に行って発見したものについて、すぐに部下を呼んで当社でできないか検討させる。今日も部下を呼んで指示しているが、部下は元気がなく無表情で聞いている。
(1)上司側の意識
「こんな良いアイデアはすぐやりたい、実績を出したい」
「自分は色々言うが、それを何とかするのがプロだろう。自分も昔上司からいろいろ言われて、大変だったが、それをやり抜いて力をつけた」
「自分は上司だから、強く言っていたら指示が動くだろう。出来ない言い訳は聞きたくない」
(2)部下側の意識
「またうちの上司は思いつきを言う」
「この上司はせっかちで短気。質問したりすると怒る、一応やったふりをしておこう。先週もあることを調べろと言われたけどまだ途中。どうなったかとも聞かれないのでもう関心が無くなったのかな。今回の指示もすぐ忘れるだろう」
丸投げ

3.部下が上司に信頼感を持っていない

この部下の気持ちは恐らく上司側はわからないでしょう。
部下にしてみたら多くの理由があります。これは研修でお聞きする「困った上司」を持った部下の生の声です。
「急に仕事が降って来る。こちらも一日の予定を立ててやっているので、急に言われても困る」
「前に一生懸命やった仕事がその後どうなっているか、フィードバックがないからわからない」
「指示を一生懸命やっても”ありがとう”がない」
「この指示をやっても自分のキャリアが上がったりスキルが上がるわけでもない。こなし仕事にしておこう」
「私は機械ではないのだと、言いたい気分だ」
「人間的に尊敬できない」
「下に強く上に弱い。裏表があり人の悪口を平気で言う」
「言葉遣いが悪い。整理整頓が出来ていない」
「チャレンジングでない。仕事に計画性がない」
「指示の間違いが多くやり直しになる。判断が信頼できない。」
「職場の上下関係があるからやっているが、実はこの上司の仕事はやりたくないのが正直な気持ち」
わめく上司

部下が指示に従い行動するようになる5つの処方箋

以上のことより次の5つの処方箋が効果的です。

1.部下の仕事の状態を訊く

今、仕事の負荷はどんな状況か尋ねたり行動を観察する。または「この仕事を至急やって欲しいが、他の仕事の込み具合はどうか」と尋ねる。内容によっては優先順位を変える。今の仕事のボリュームが大変なら簡単に出来るやり方を共に考える、がじ実はこれはものすごく大事です。部下が「この人は自分の味方だ」と思ってもらうのが基本的な信頼関係なのです。これは次に説明します。

2.何をいつまでどの程度やって欲しいかを、部下にしっかり伝える

例 「今週中にこの資料(製品別売上実績まとめなど)をまとめて欲しい。来週始めに課長会があるのでその下資料にしたいんだ。私が参考にする手元資料だから、他の人には配らないので、手書きでも良い。納期優先で頼みます」

3.何故この仕事をやる必要があるか、背景・理由をはっきり伝える

例 「業界紙にビジネスを伸ばしているお客様が紹介された。当社でも注目していて新商品を開発している状況だ。この1週間位でどういうお困り事があってどういうビジネスを広げる計画なのか調べて来て欲しい。商品化の方向やタイミングにも影響するので至急頼みます」

4. 部下の反応をよく見て不明点はないか聞く

部下の顔色や態度・表情・声のトーンを見て聴いて理解したか判断し、理解していないにようなら確認する。
例 「どうこの内容は?(部下は反応がない。頷きもしないで黙って下を向いている) あまりピンと来ていないようだね、どの辺がわからない?」

5. 内容を復唱してもらい、報告日時を決める

例 「ではどう理解したか私に説明してくれる?」
初めて部下が手掛ける仕事なら、1日か2日おいてどう進めるか説明してもらう。そこで不足点を補っていく。これで8割以上仕事の指示は伝わるでしょう。

まとめ

部下に指示したことを実行してもらうには下記の事が必要です。
1.部下の仕事の状態(負荷)を訊く。仕事が満杯なら優先ジュにを変えたり、負荷を減らう方法を共に考える。
2.「何をいつまでにどのレベルまでやって欲しいか」伝える。特に指示する仕事の背景、目的、納期の必要性を伝える。
3.何故この仕事をやる必要があるか、背景理由をはっきり伝える。
4.部下の反応(表情、態度、姿勢が)を見て、不明点はないか確認する。部下を指示をどういう風に理解したか、復唱してもらう。
5.内容を復唱してもらい、報告日時を明確にする。

これらを実行すればあなたは部下から信頼が得られるし、指示上手になるでしょう。

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藤原勝

藤原勝

【経営理念を浸透させることで主体性を引き出すプロデュ―サー】

ビジョンカムトゥルー株式会社 代表取締役。日本ゲシュタルト療法学会公認トレーナー。TA研究部会運営委員長。剣道教士七段。三重県生まれ、大阪育ち。
現場に入り問題解決し、お客様から「どうしてうちの会社の事がそんなにわかるのか」と言われる。経営者の経営理念を基に管理職が中期ビジョンを描き、本気の部下たちを率い実践することで国内外の企業を元気にしたいと想い東奔西走中。

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