進捗報告をさせない仕事は「丸投げ」と同じ!

部下に仕事を任せるためのもう一つの重要なキーは仕事の説明をして任せた後、進捗報告してもらうことです。これをやらないと「丸投げ」と同じで、失敗する確率が高くなります。今回の「進捗報告してもらう」コツを管理職のあなたが掴むことによって、部下に任せて成功する確率が飛躍的に上がります。

なぜ進捗報告をさせないか

これは前号ブログの「仕事の説明をしない」の同じで、理由は3つあります。

優秀な経営者・管理者だから一人で頑張ってきた

その一つはあなたが優秀な経営者・管理者だから、です。あなたが部下の時に仕事を命じられたら一生懸命遂行しようとしたでしょう。途中で上司に相談したくても相談せずに一人で頑張って来ました。任された限りは責任を持って、自分でスケジュール管理をして遂行して来ました。そして、上司に進捗報告しなくても納期通り上司の望む結果を出して来ました。だからあなたの部下も言われなくても自分でスケジュール管理すべきであると思っています。自分は上司に進捗報告する必要を感じなかったので部下にもそれを求めません。

平均的な経営者、管理者に多い「時間がない」

二つ目は平均的な経営者、管理者に多い「時間がない」です。きっちり部下に進捗報告させたり相談に乗る時間を取るのが惜しいと感じています。それほど仕事を抱えて忙しいのでしょう。本当は自分で仕事を抱えて部下に任せないので忙しいのでしょうが。

説明しなくてもわかるだろう

三つ目はいつも一緒に仕事をしているので言わなくてもわかるだろう、という考えです。
ところが、実際には仕事を任せると部下はあなたほど優秀でないので、どこかで難しい点にぶつかります。行き詰って進捗が止まっているかもしれないし、上司の期待とは違うでき上がりや納期・予算オ―バーになっているかもしれません。これを防止するのが進捗報告です。

部下も進捗報告したくない

部下側で言うと進捗報告しない理由は多くあります。
1.「十分できていないのを上司から叱責されるのがいや」
2.「報告するのに進捗状況をまとめる手間が煩わしい」
3.「報告しても関心なく冷たい態度をされるのがいや」

そう言えば筆者の経験を思い出しました。かつて報告をまめに行ったら、ある上司から「そんなにお前は自分がやったことをアピールしたいのか」と言われたことがあります。狭量な上司だとそうなります。仕事柄筆者は多くの管理職と会って来ましたが、実際そういう上司は少数派です。部下としては適度に報告しておいた方が後で「話が違う」と言うことにならないので、部下にとっても必要な保険のようなものなので進捗報告は必要であると思います。

頭を抱える若手社員

いつ進捗報告してもらうか 1

下記の5つのタイミングを推奨します。12月が完成時期の仕事を、2月上旬に部下に説明したケースを想定しました。
1.説明後すぐ
部下がどう目標設定してどうアプローチするかの企画を聴く(2月中旬)
2.初期フォロー 1か月後くらいに進度を報告してもらう(3月上旬)
3.中間確認   約半分経過した時点で進捗報告してもらう(8月)
4、直前確認   完成の2週間ほど前に進捗報告してもらう(11月中旬)
慎重な方は毎月進捗確認する方法もあります。

重要なのは任せる仕事の説明をした直後、1週間以内に報告させることです。部下が任せた仕事をどのように理解したか、どう進めるかがわかるので極めて有効です。上司としては丁寧に説明したつもりでも部下の聞き違いがあるかもしれないし、意外なところで進め方がわからないことがあります。そういう時は再度情報提供したり、話し合いをすることです。これをやっておくと大ずれはなくなります。上司もご多忙でしょうが、短時間でもぜひこれを行うことをお勧めします。
面接2

 

仕事ができる人とできない人の違い

私もサラリーマン時代、1プレーヤーとして仕事はできたと思いますが、管理職になってできない部下に対してどう指導したら成果が出るのか悩んだ事があります。色々本を読んだり、任せるのがうまい管理職のお話を伺ってわかったことをお伝えしたいと思います。
そもそも優秀な仕事のできる人とできない人の差は何でしょうか。大きくは次の二つです。

1.応用力(ノウハウ)の差

できない人は仕事の原理原則を聴いて理解しても、例外の壁にぶつかると止まってしまう。できる人はその壁を抜けるために細かいノウハウを持っています。それは二つ目の理由である意欲の差に表れます。

2.意欲の差

仕事ができない人は壁にぶつかるとあきらめてしまいます。できる人は、じっくり取り組んでいると成果が表れるのが体験的にわかっています。初めての仕事はコツをつかむのに試行錯誤をする時期がありますが、試行錯誤の中でノウハウを見つけていきます。なかなか明かりが見えない、地道な、孤独な時期でも耐えられるストレス耐性があるのです。

そこであなたほどできない部下に対しては、細かい目標設定をして小さい成功体験を持たせる必要があります。小さい成功体験の積み重ねで自信がつきモチベーションが上がっていきます。進捗報告をこまめにさせるのもモチベ―ション維持のためです。もちろん上司のあなたと経験、スキルの差があるので壁にぶつかった時にあなたの経験、ノウハウを丁寧に伝えます。それにより壁を破って問題解決に繋がっていきます。管理職にとっても地道な部下育成のプロセスになります。

クエスチョンを顔に当てる若手

いつ進捗報告してもらうか

<1か月後>

順調に行っているかの確認と激励です。ちなみに報告はよほど部下が自律していないと部下側からは上司に言って来ません。そこで「定期的(具体的な期間も告げる)に報告すること」と要望を上司側からはっきり伝える必要がああります。部下が自律的に「いつ進度報告をしましょうか」と言ってくるまでは適度に「次の進度報告はいつしてくれる?」と管理職から尋ねる必要があります。

<中間報告>

順調に行っているか、どこが不足かを報告してもらいます。この辺から部下とあなたのスキルの違いが出てきます。任せる仕事の説明をした際、どこがノウハウかも説明することが必要ですが、その時点では部下は困っていないので説明してもあまりぴんと来ないかもしれません。部下が実際に行動して壁にぶつかってようやくどうすれば良いのか考え始めます。その時に経験ある上司のノウハウ伝授が効果的になります。いきなり教えないで、「どこが困っている?原因は何だと思う?」と質問して考えさせながら、上司の考えを伝えましょう。

<直前報告>

任せた仕事の納期を迎える、直前の確認は重要です。順調に任せた仕事が進んでいてもここで気を抜くと失敗することが多くあります。最後まで気を抜かないように、些細なミスで仕事が失敗しないように注意喚起することが重要です。

<終了後>

終了したら、目標に対してどうだったか、学んだこと、次への課題をレポートしてもらいます。上司としては感謝しねぎらうことは言うまでもありません。社内に部下の実績をアピールして、部下が正当に人事制度などで評価されるよう支援するのが上司の仕事です。
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まとめ

部下に仕事を任せるための重要なキーは仕事の説明をした後、進捗報告させることです。下記の5つのタイミングで部下に報告させるのが成功のキーです。
1.説明後すぐ 2.初期フォロー 3.中間確認  4、完成直前確認  5完成の事後報告
仕事の未熟な部下に対しては
1.小さい目標を達成させて成功体験を持たせること。これで自信が出てきてモチベーションが上がる。
2.仕事の壁にぶつかった時にスキルのヒントを与えて突破させること
以上で部下に任せた仕事は成功するし、部下が育っていきます。楽しみですね。
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藤原勝

藤原勝

【経営理念を浸透させることで主体性を引き出すプロデュ―サー】

ビジョンカムトゥルー株式会社 代表取締役。日本ゲシュタルト療法学会公認トレーナー。TA研究部会運営委員長。剣道教士七段。三重県生まれ、大阪育ち。
現場に入り問題解決し、お客様から「どうしてうちの会社の事がそんなにわかるのか」と言われる。経営者の経営理念を基に管理職が中期ビジョンを描き、本気の部下たちを率い実践することで国内外の企業を元気にしたいと想い東奔西走中。

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