年上の部下に対し、上司は敬語を使い、相談しやすい雰囲気をつくろう

年上の部下を持つ管理職の皆さんは年上の部下の悩みをつかんでいますか?
先日の某社のリーダー研修でのことです。チーフ(監督さん)の悩みは仕事が増えたり困ったことがあっても年下の上司には遠慮してしまう、よほどのことではないと相談しづらいということでした。年上の上司なら、年上ということでどこか頼れる気持ちがありますが、年下の上司には弱みを見せるにはちょっと構えてしまうとのこと。

また年下の上司の多くは若い年齢で抜擢されただけあって真面目で優秀ですが、いつも仕事を抱えて忙しそうだそです。表情も暗いし、電話で他部署の人と話しているのを聞いても早口。電話が終ったら、ためいきをつく。いわば「俺は忙しい、話しかけるな!」オーラが出ていて相談なんかしたら怒られそう、とても相談どころではないとのことでした。それでよほど大きなことでない限り、相談をあきらめてしまうと言うことが起きているようです。中には早く相談すれば片付いた案件がより手間がかかったり手遅れになるということもあるそうです。
仕事を抱える上司
今回は年上の部下を持つリーダー(管理職)にとって、年上の部下が相談しやすい雰囲気を作ることを事例を挙げてご説明したいと思います。これを実践すればあなたは年上の部下からも相談されて信頼が上がって行きますよ。もちろん年下の部下にも応用できる内容です.

机にへばりつかないで、顔を上げよう

相談OKよ
上司が忙しいと机に向かって顔を上げない時がありますね。「忙しい、時間がない、話しかけるなオーラ」が出ていて部下は相談することは遠慮しますね。重要な報告もまたにしようかなと思い重要なことが上に上がらないこともあります。
上司は机に座っても部下が来たらすぐ対応できるようにしたいものです。どうしても急ぎの仕事があるなら、早朝の部下がいない時に仕上げたらいかがでしょうか?

日頃、部下が何に困っておくか知って置く

親密
これは朝のミーティングで今何をやっているかの情報共有や「チェックイン」が役立ちます。「チェックイン」は最近の研修の初めに行ういわば心の自己紹介にあたるものですが、「今、の正直な気持ち」や「今、仕事で気になっていること」をお互い1分程度で伝えます。率直に今の状況を上司に伝えておくと部下は相談しやすくなります。
例「A商事さんに新製品の紹介小秋をしていますが、購買決定者に合えなくて困っています」
「B株式会社さんに納入した機械が調子が悪く昨日もお客様からお叱りを受けました。今日は陳謝と様子を見て来ます」
プライベートでも構いません。「実家の父が先週から体調が悪くなって入院している。高齢だから心配」
上司も短くていいですから、今、気になっていることをミーティングで伝えましょう。「困っていることをオープンにしていいなだ」というメッセージになります。
「販売実績と今後の見込みを今日午前中に営業本部に出さないといけないので、午前中は緊急の相談以外は遠慮して欲しい。午後からは相談は大丈夫だよ」など。
もちろん、仕事を離れた休憩時間の雑談の機会でもいいですっし、いわゆる飲み会(懇親会)で年上の部下の仕事や私生活で気になっていることをそれとなく知っておくことも役立ちます。

明るい顔をしよう

笑おう
相談に行って叱られるんだったら部下は敬遠しますね。またいつも不機苦虫を不機嫌つぶしたような不機嫌な顔では部下は近寄りがたいです。まずは上司として穏やかな表情をしましょう。
マナー研修や営業研修で顔の表情の訓練をしますが、口角を1cm上げる訓練をしておくと日常そうなります。私も昔「口がヘの字になって気難しそう。近寄りにくい」と言われたことがあります。それから意識して表情を柔らかくするようにしています。トイレに行った時に鏡を見て笑顔の核にをするといいですよ。
話す時の声の高さもドレミファソラシドの音階の中の「ミ、ファ、ソ」の高さが安定して聞こえるそうです。
上司として心から笑えるためには嫌なことや悩みがあった時に相談できる仲間が必要です。また定時後にスポーツなどの趣味を持ってストレス発散し充実した日々を送ることが必要ですね。

日常、暗い話題はしない、前向きな発言をしよう

スマイル 現場係長
普段、他者や他の職場の悪口をしていると自分もいずれ言われるのではないかかと部下から警戒されます。その点、あの職場はここが良い、あの人はこういう点が得意で見習いなどと前向きな発言をしている上司には相談しやすいものです。上司として部下だけでなく他職場のいいところを見つけましょう。もちろん職場の部下の良い点を見つけ、フィードバックしましょう。
時には部下からは深刻な相談が持ち掛けられることもあるでしょう。親身に相談に乗ってアドバイスすることも大事ですが、困った話には肯定的な面も見るようにしましょう。
例「C社さんとのトラブルは困ったことだが、早くわかって良かった。今から手を打てば
充分挽回できるからね。早く報告してくれてありがとう。このトラブルを早く解決したらかえって信頼につながりますよ。ぜひ一緒に頑張りましょう。」

余裕を創ろう

余裕!
以上が出来るためには「心の空き時間=余裕」を作ることが必要です。いつも目先の仕事で一杯いっぱいになっていると余裕がありません。そのためには仕事の効率化や部下に権限移譲する事が必要です。これはまた別途記述しますが、今日や今週やるべき仕事をリストアップして、重要度、緊急度で今日や今週絶対やる事、やらない事を決めていくことが効果的です。そして突発事項や部下からの相談があっても集中して対応できる余裕を持っている事が大事ですね。

まとめ

机にへばりつかない
日頃、部下が何に困っておくか知って置く
日常、暗い話題はしないで、前向きに
仕事の効率化を進め、余裕を創ろう
以上を実践したら、あなたは年齢に関係なく部下が相談、報告に来てスムーズにお仕事を
進められるでしょう。

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藤原勝

藤原勝

【経営理念を浸透させることで主体性を引き出すプロデュ―サー】

ビジョンカムトゥルー株式会社 代表取締役。日本ゲシュタルト療法学会公認トレーナー。TA研究部会運営委員長。剣道教士七段。三重県生まれ、大阪育ち。
現場に入り問題解決し、お客様から「どうしてうちの会社の事がそんなにわかるのか」と言われる。経営者の経営理念を基に管理職が中期ビジョンを描き、本気の部下たちを率い実践することで国内外の企業を元気にしたいと想い東奔西走中。

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